Teamleitung und Mitarbeiter Telefonzentrale/Empfang (m/w/d)

Sie übernehmen die fachliche Koordination sowie die Teamleitung für den Empfang und die Telefonzentrale. Dabei entwickeln Sie Abläufe weiter, definieren Standards ab und stellen die Servicequalität sicher.
Sie verantworten die Dienst- und Einsatzplanung einschließlich der Vertretungsorganisation.
Im Tagesgeschäft betreuen Sie die Telefonzentrale und den Empfang: Sie bearbeiten Anrufe, erteilen Auskünfte und leiten Besucherinnen und Besucher freundlich weiter.
Sie koordinieren Zutritts-, Alarm- und Störmeldethemen nach internen Dienstanweisungen und sorgen für eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation.
Unterstützende Serviceaufgaben (z. B. Postbearbeitung, allgemeine Hilfstätigkeiten) sowie Personentransporte nach Bedarf runden Ihr Aufgabengebiet ab.

Sie verfügen über einschlägige Berufsausbildung (mindestens drei Jahre) z. B. im Bereich Büromanagement/Verwaltung.
Sie verstehen es, interne Regelungen zu Zutritt, Telefonzentrale sowie Alarm- und Notfallprozessen sicher im Tagesgeschäft anzuwenden.
Sie bewegen sich sicher in der Kommunikation mit Besucherinnen und Besuchern und können Hausregeln durchsetzen.
Administrative Prozesse gehören schon jetzt zu Ihrem Arbeitsalltag.
Sie identifizieren sich mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.
Sie verfügen über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse in Englisch zur Erstkommunikation.
Sie verfügen über einen gültigen Führerschein der Klasse B.

Attraktiver Arbeitsplatz: Sie arbeiten am wunderschön gelegenen Potsdamer Griebnitzsee (10 Fußminuten von der Uni Potsdam/Griebnitzsee entfernt.)
Work-Life-Balance: Durch flexible Einsatzzeiten in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie Beruf und Privatleben miteinander vereinen.
Onboarding: Für Ihre ersten Wochen in der Stiftung erstellen wir bereits vor Ihrem Einstieg einen strukturierten und persönlichen Einarbeitungsplan, der neben Einführungen in unsere Tools und Prozesse auch die Möglichkeit bietet, die Arbeit der Stiftung und andere neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
Code of Conduct: Unser Miteinander ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Professionalität. Darauf haben wir uns in unserem Verhaltenskodex verständigt, den wir jeden Tag gemeinsam mit Leben füllen.

Der Arbeitsplatz wird in der Entgeltgruppe 5 vergütet.

Klingt diese abwechslungsreiche Aufgabe nach einer interessanten Möglichkeit für Ihre interne Weiterentwicklung innerhalb der Stiftung?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 10.07.2026.

Earliest Possible Start Date: 01.08.2026

Contact: Ehlert, Andre