Sachbearbeitung Veranstaltungsmanagement und Budgetcontrolling (m/w/d)

Job description:

Sie entwickeln zielgruppengerechte Themenvorschläge für Bildungsmaßnahmen und verantworten das gesamte Finanzcontrolling des Bildungszentrums inklusive der Haushaltsaufstellung und der Soll-Ist-Vergleiche.
Sie führen Vertrags- sowie Honorarverhandlungen mit Referenten und externen Dienstleistern und entwickeln die administrativen Prozesse der Arbeitseinheit kontinuierlich weiter.
Sie steuern die Budgetplanung über die ERP-Software, überwachen die Einzelbudgets und koordinieren die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeprozessen.
Sie bauen die digitale Datenpflege im zentralen CRM-System systematisch aus und gewinnen neue Interessenten durch gezielte Akquisitions- und Marketingaktivitäten.
Sie pflegen Veranstaltungsverteiler, betreuen das Content-Management für den Webshop sowie die Lernplattform und sind der zentrale Ansprechpartner vor Ort für Kunden und Partner.
Sie nutzen stiftungsinterne Spezialsoftware für das Kostenrechnungssystem und setzen Online-Tools zur Evaluation der Seminare ein.
Sie unterstützen die Leitung des Bildungszentrums durch finanzrelevante Beratung und begleiten administrative Marketingmaßnahmen sowie die Erstellung digitaler Publikationen.
Sie prüfen eingehende Rechnungen sowie Reisekosten sachlich und rechnerisch, nehmen Kontierungen vor und sichern die Qualität aller Veranstaltungsdaten.
Sie wirken an der Erstellung von zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen für öffentliche Zuwendungsmittel mit und bereiten KPI-Berichte für das Controlling vor.

Requirements:

Sie verfügen über ein abgeschlossenes einschlägiges Fachhochschulstudium, einen vergleichbaren Abschluss oder eine kaufmännische Berufsausbildung im Büro-, Projekt-, Veranstaltungs- oder Finanzmanagement.
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder im Veranstaltungsmanagement mit und haben fundierte Kenntnisse in der Organisation sowie der administrativen Nachbereitung von Präsenzveranstaltungen.
Sie beherrschen die Abläufe des Eventmanagements von der Teilnehmendenverwaltung über die Referierendenbetreuung bis hin zur Raum- und Übernachtungsorganisation unter Einhaltung des Datenschutzes.
Sie besitzen vertiefte Kenntnisse in der wirtschaftlichen Kostenplanung, der Kalkulation, der Budgetüberwachung sowie in der sachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung.
Sie bringen praktische Erfahrungen im Projektmanagement mit, insbesondere bei der Zeit-, Maßnahmen- und Ressourcenplanung sowie beim laufenden Projekt- und Kostencontrolling.
Sie sind sicher im Umgang mit Finanzbuchhaltungs-Software, CRM- und CMS-Systemen sowie den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint.
Sie zeigen die Bereitschaft, sich zügig in stiftungsspezifische Fachverfahren, digitale Arbeitsumgebungen sowie in den Einsatz von Konferenz- und Medientechnik einzuarbeiten.
Sie zeichnen sich durch sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie ein verbindliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten gegenüber allen Partnern und Teilnehmenden aus.
Sie überzeugen durch Organisationsgeschick, eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur Priorisierung bei parallelen Aufgaben.
Sie bringen die Bereitschaft mit, Aufgaben gelegentlich auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeiten wahrzunehmen, insbesondere im Rahmen der Vor-Ort-Betreuung von Veranstaltungen.
Sie identifizieren sich mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.

Why should you apply?

Work-Life-Balance: Unser Arbeitszeitmodell ermöglicht Ihnen ein flexibles Arbeiten, das Raum für Ihre persönlichen Bedürfnisse lässt. Gemeinsam mit Ihrem Team arbeiten Sie Büro oder mobil – die technische Ausstattung erhalten Sie natürlich von uns. Ab 2027 bieten wir Ihnen außerdem 31 Urlaubstage an – der 24. und 31.12. sind ebenfalls arbeitsfreie Tage. Ein Ausgleich von Mehrstunden über Gleittage ermöglicht zusätzliche Zeiten für Ihre Erholung.
Onboarding: Für Ihre ersten Wochen in der Stiftung erstellen wir bereits vor Ihrem Einstieg einen strukturierten und persönlichen Einarbeitungsplan, der neben Einführungen in unsere Tools und Prozesse auch die Möglichkeit bietet, die Arbeit der Stiftung und andere neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
Fachliche und persönliche Weiterentwicklung: Über jährliche Zielvereinbarungsgespräche arbeiten wir gemeinsam an Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und tauschen uns über Ihren individuellen Weiterbildungs- oder Schulungsbedarf aus.
Code of Conduct: Unser Miteinander ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Professionalität. Darauf haben wir uns in unserem Verhaltenskodex verständigt, den wir jeden Tag gemeinsam mit Leben füllen.
Gehaltspaket und zusätzliche Leistungen: Wir zahlen Ihnen ein Gehalt nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) Bund, Entgeltgruppe 9a, Stufe 1 bis 6, je nach Möglichkeit der Anerkennung von Erfahrungszeiten. Dies entspricht aktuell einem Bruttojahresgehalt zwischen 47.620 und 61.234 Euro. Sie erhalten zudem eine Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt sowie einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, zu vermögenswirksamen Leistungen und zum Jobticket.
Hoher Gestaltungsspielraum und spannende Projekte: In dieser spannenden Aufgabe in einem politiknahen Umfeld wirken Sie aktiv an der Sichtbarkeit und Wirkung liberaler Inhalte mit.

Wir arbeiten für die Stärkung freiheitlicher Werte in der Gesellschaft. Wir stoßen Projekte an, die gesellschaftlich relevant sind, setzen Themen und gestalten den politischen Diskurs mit. Teilen Sie mit uns das Gefühl der eigenen Wirksamkeit in allen Bereichen der Stiftung!

Wir sind neugierig auf Sie und freuen uns, zu erfahren, was für Sie Freiheit bedeutet!

Bewerben Sie sich bis zum 09.11.2026 und nennen Sie uns dabei gern auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung.

Transparenz und Offenheit im Bewerbungsprozess sind uns wichtig. Daher möchten wir Sie schon jetzt informieren, dass wir unsere Stellen zunächst auf zwei Jahre befristen, jedoch an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind.

Es ist uns zudem ein Anliegen, die Vielfalt in unserer Stiftung weiter zu stärken. Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis und wir möchten sie daher ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.

Earliest Possible Start Date: 01.12.2026

Contact: Ehlert, Andre