Sachbearbeitung Veranstaltungsorganisation und -logistik (m/w/d), Eventmanagement


Job description:

  • mit hohem Organisationsgeschickt bereiten Sie die Delegationsreisen und internationalen Seminare in Deutschland logistisch vor und betreuen diese
  • Mit viel Engagement holen Sie Angebote ein (z.B. Unterkunft und Tagungsräume) und buchen Reisemittel für die Teilnehmenden
  • die Organisation und Koordinierung von externen Dienstleistungen wie z.B. Werk- und Honorarverträge mit Referenten, Tagungspersonal, Dolmetschern, Technikern gemäß den Richtlinien des Zuwendungsgebers und der Stiftung gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
  • Sie führen die Korrespondenz mit Veranstaltungsteilnehmenden in deutscher und englischer Sprache und beantworten allgemeine und organisatorische Anfragen von Teilnehmenden, Seminarleiterinnen und Seminarleitern
  • Ihre Genauigkeit stellen Sie bei der Prüfung und Kontierung von eingehenden Rechnungen unter Beweis, insoweit notwendig veranlassen Sie Korrekturen
  • Sie übernehmen die Prüfung aller Veranstaltungsunterlagen auf Richtlinienkonformität und Einhaltung der Formalanforderungen
  • In Vertretung der zuständigen Sachbearbeiterin begleiten Sie die Seminargruppen auf 4-tägigen Exkursionen

Requirements:

  • abgeschlossenes Bachelor-Studium der Politik-, Wirtschafts-, Sozial- oder Erziehungswissenschaften (Uni oder FH) oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mind. 3 Jahren Berufserfahrung
  • vertiefte Kenntnisse im Bereich Veranstaltungsmanagement
  • sehr gute Kenntnisse in Windows Office Anwendungen und im Umgang mit Datenbanken
  • sehr gutes Englisch in Wort und Schrift (mind. B2-Niveau)
  • mind. Grundkenntnisse in: Kostenplanung / -kalkulation
  • flexible Einsatzbereitschaft (vereinzelt kann es zu Arbeiten am Wochenende kommen)
  • weitere Sprachkenntnisse sowie Kenntnisse des Bundesreisekostengesetz bzw. Zuwendungs- und Vergaberechtes wünschenswert
  • wünschenswert ist Erfahrung im Umgang mit social media

 

Why should you apply?

  • flexible Arbeitszeitmodelle und mobile working
  • eine sehr gute IT-Ausstattung (Laptop), die Ihnen die Arbeit in der Stiftung, zu Hause oder auch unterwegs ermöglicht
  • attraktive Benefits: zwei Jahressonderzahlungen, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr
  • bedarfsgerechte interne und externe Weiterbildung
  • ca. 2.342 € Brutto (Einstiegsstufe), Entgeltgruppe 9a / TVöD Bund (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen), Stufenzuordnung je nach Qualifikation und Berufserfahrung

 

Sie suchen nach einer spannenden, politiknahen Aufgabe in einer vielfältigen und dynamischen Stiftung?


Dann bewerben Sie sich bis zum 05. November 2021!


Bitte geben Sie Ihre Kündigungsfrist bzw. den nächstmöglichen Einstiegstermin an und beachten Sie, dass die Stiftung neue Arbeitsverhältnisse generell zunächst für zwei Jahre befristet. Bei guter Zusammenarbeit sind wir an einer Entfristung des Arbeitsverhältnisses im Anschluss interessiert.

Earliest Possible Start Date: 10.01.2022

Contact: Inland, Personalbetreuung